Door de coronacrisis en de lockdown konden heel wat activiteiten niet doorgaan en werden ze dus noodgedwongen afgelast. Hoe ga je daarmee om in activiteitenbeheer? Wat moet je doen en wat mag je zeker niet doen? We zetten het hier graag even op een rijtje zodat jullie afdelingswerking en het werkjaar zonder veel bijkomende moeite correct kan worden ingevuld en afgesloten.
Voor de komende activiteiten moet je uiteraard rekening houden met de geldende coronamaatregelen. Alle informatie daarover vind je terug in de coronagids van de Gezinsbond, hét platform met up-to-date informatie voor onze vrijwilligers.
NIET doen: verwijderen
Verwijder je afgelastte activiteiten NOOIT uit de webtoepassing activiteitenbeheer! Doe je dat wel, dan vinden gezinnen die interesse hadden geen informatie meer over de activiteiten. Dus ook niet dat ze werden afgelast.
WEL doen: titel aanpassen
Voeg voor de titel van de activiteit ‘afgelast’ in en bewaar de activiteit met de nieuwe titel. Op deze manier zal de nieuwe titel overal verschijnen en weten mensen dus dat de activiteit niet meer plaats vindt.
NIET doen: verwijderen
Verwijder je uitgestelde activiteiten NOOIT uit de webtoepassing activiteitenbeheer! Doe je dat wel, dan vinden gezinnen die interesse hadden geen informatie meer over de activiteiten. Dus ook niet dat ze werden uitgesteld.
WEL doen: titel aanpassen
Voeg voor de titel van de activiteit ‘uitgesteld tot’ of ‘verplaatst naar’ in en bewaar de activiteit met de nieuwe titel. Op deze manier zal de nieuwe titel overal verschijnen en weten mensen dus dat de activiteit op een ander moment plaatsvindt.
Geef de activiteit daarna ook opnieuw in op de nieuwe datum en met de nieuwe, correcte informatie. Houd daarbij rekening met de coronamaatregelen die van kracht zijn.
Meer info over deze maatregelen vind je in de coronagids van de Gezinsbond. De coronagids is de verzamelplaats voor alle up-to-date informatie voor vrijwilligers van de Gezinsbond.
BELANGRIJK: werk alle activiteiten af, ook de uitgestelde of geannuleerde activiteiten
Activiteiten moeten altijd afgewerkt worden, ook als ze geannuleerd of uitgesteld worden. Bij het indienen van het werkjaar, krijg je een foutmelding voor activiteiten die niet zijn afgewerkt. Zodra de datum van de geannuleerde/uitgestelde activiteit voorbij is, kan je deze afwerken. Hoe moet dat dan? Wel, heel eenvoudig: het aantal deelnemers is zowel voor de volwassenen als de kinderen 0. Doe dit regelmatig, zoals voor je andere activiteiten, dan heb je minder werk op het einde van het jaar. Hoe je een activiteit afwerkt, lees je hier.
LET OP: de wijzigingen die je in de webtoepassing activiteitenbeheer doet, worden niet automatisch overgenomen op de website van Uit in Vlaanderen. Alle aanpassingen moet je daar ook rechtstreeks ingeven als je wil dat ze daar te vinden zijn. Hoe je dat doet, lees je hier.