1. Algemeen
Algemeen
Nee, (gratis) lidmaatschappen moeten door het gezin zelf worden aangevraagd en zij betalen direct via overschrijving of domiciliëring. Je mag geen aanvraag doorgeven in naam van het gezin. Verwijs geïnteresseerde gezinnen door naar gezinsbond.be/lidworden. Heeft een gezin hulp nodig bij het invullen van het online formulier? Het Contact Center staat voor ze klaar: contact@gezinsbond.be en 02 507 88 88.
De oude webtoepassing blijft beschikbaar, maar enkel in alleen-lezen modus. Dat betekent dat je gegevens nog wel kunt bekijken en lijsten kunt downloaden, maar niet wijzigen. Wijzigingen doe je in de nieuwe webtoepassing.
Nee, het Contact Center zal geen wijzigingslijsten of ledenlijsten meer opsturen per post. In de nieuwe webtoepassing Ledenbeheer is het gemakkelijk om zelf een ledenlijst van je afdeling te downloaden in Excel.
2. Registreren en inloggen
Registreren en inloggen
De nieuwe webtoepassing Ledenbeheer vind je via de website voor vrijwilligers > onderaan de startpagina Snel naar > Webtoepassing Ledenbeheer of ledenbeheer.gezinsbond.be.
Voordat je voor de eerste kunt inloggen in de nieuwe webtoepassing Ledenbeheer, moet je je opnieuw registreren.
Registratie voltooid? Klik op aanmelden. Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op “Inloggen”. Na het inloggen kan je direct gebruik maken van de nieuwe webtoepassing.
Klik in het inlogscherm op “Wachtwoord vergeten?”
Vul vervolgens je e-mailadres in, verklaar dat je geen robot bent door het vakje naast “Ik ben geen robot” aan te vinken en klik op “Verzenden”. De instructies om een nieuw wachtwoord aan te maken vind je in je mailbox.
De eerste keer dat je aan de slag gaat in de nieuwe webtoepassing Ledenbeheer, moet je je opnieuw registreren. Is je registratie voltooid? Ga terug naar het inlogscherm van de webtoepassing, vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op “Inloggen”. Je wordt direct naar de webtoepassing geleid.
Nog niet gelukt? Vraag een nieuw wachtwoord aan. Hoe je dat doet vind je bij “Ik ben mijn wachtwoord vergeten”.
Loopt het nog altijd mis? Het Contact Center staat voor je klaar: contact@gezinsbond.be.
Nee, voor de website voor vrijwilligers en alle andere toepassingen gebruik je je oude vertrouwde inloggegevens (en hoef je je dus ook niet opnieuw te registreren).
SSO staat voor Single-Sign On, vrij vertaald: één keer inloggen. Dat betekent dat je door slechts één keer in te loggen, makkelijk kunt wisselen tussen de verschillende webtoepassingen zonder steeds opnieuw te moeten inloggen (als beveiliging word je na 10 uur je automatisch uitgelogd). Voorlopig vallen onderstaande webtoepassingen onder SSO:
- Mijn Gezinsbond (mijn.gezinsbond.be)
- Kinderoppasdienst
- Nieuwe webtoepassing Ledenbeheer
Voor de website voor vrijwilligers en alle andere toepassingen gebruik je je oude vertrouwde inloggegevens (en hoef je je dus ook niet opnieuw te registreren).
Om gebruik te maken van de webtoepassing Kinderoppasdienst moeten ook babysitters opnieuw registreren. Het gaat hierbij alleen over registreren om in te loggen op je account: het profiel en de gegevens uit het eID blijven bewaard.
Opnieuw registreren verloopt voor babysitters hetzelfde als voor ieder ander en kan via www.kinderoppasdienst.be. Het enige verschil is dat ze het vakje ‘Ik registreer als babysitters voor de Kinderoppasdienst’ moeten aanvinken.
Ja, elke vrijwilliger moet opnieuw registreren. Registreren doe je met je privé e-mailadres.
3. Opzoeken van gegevens
Gegevens raadplegen
Klik in de groene bovenbalk op het vergrootglas. Je kunt hier zoeken op lidnummer, adres of naam. Vul je zoekopdracht in en klik op “Indienen”. Wil je meerdere leden opzoeken? Klik dan vóór elke nieuwe zoekopdracht op “Filter wissen” om de vorige zoekopdracht te wissen.
Let op: buitenlandse gezinnen (gezinnen woonachtig buiten België) kun je alleen opzoeken via het lidnummer.
Achter sommige velden staat een vergrootglas (bv. bij Postcode & gemeente en Straat). Klik op het vergrootglas om een keuze te maken uit de lijst, je kunt deze velden dus niet zelf invullen.
Als dit gezin lid is in jouw afdeling of regio, kun je de gegevens bekijken door op het informatie-icoontje rechts te klikken.
Let op: je kunt alleen de gegevens van leden van jouw afdeling of regio bekijken.
Klik in de groene bovenbalk op “Afdelingen” en kies vervolgens jouw afdeling in het overzicht.
Als afdelingsvrijwilliger zal je enkel jouw afdeling in de lijst terug vinden. Als regiovrijwilliger krijg je een lijst van alle afdelingen binnen jouw regio.
Automatisch kom je terecht op het tabblad “Leden”. Hier vind je een overzicht van de leden.
In dit overzicht kan je vervolgens een lid opzoeken door een zoekopdracht in te geven in het veld “Zoeken”. Ook kan je de ledenlijst downloaden.
Let op: de ledeninformatie die je hier krijgt is beperkt. Je kunt de ledenlijst ook downloaden via “Rapportage”, vervolgens kies je “Ledenrapport”. Daar krijg je meer informatie te zien over de leden van jouw afdeling.
Nee, je kunt alleen de afdeling(en) bekijken waar jij vrijwilliger bent. Regiovrijwilligers kunnen wél alle leden zien van de afdelingen in hun regio.
Let op: je kunt alleen de gezinssamenstelling van de gezinnen van jouw afdeling bekijken. Als regiovrijwilliger kun je de gezinssamenstelling bekijken van de leden van alle afdelingen in jouw regio.
Klik in de groene bovenbalk op het vergrootglas.
Je komt op de pagina ‘Lid opzoeken’ terecht. Hier kan je zoeken op lidnummer, op adres en op naam. Vul je zoekopdracht in en klik op “Indienen”.
Klik in de lijst met resultaten op het informatie-icoontje rechts naast het lid om de gezinssamenstelling en andere gegevens van het gezin te bekijken.
Klik in de groene bovenbalk op het vergrootglas. Je kunt hier zoeken op lidnummer, adres of naam. Vul je zoekopdracht in en klik op “Indienen”. Wil je meerdere leden opzoeken? Klik dan vóór elke nieuwe zoekopdracht op “Filter wissen” om de vorige zoekopdracht te wissen.
Let op: buitenlandse gezinnen kun je alleen opzoeken via het lidnummer.
Achter sommige velden staat een vergrootglas (bv. bij Postcode & gemeente en Straat). Klik op het vergrootglas of het veld om een keuze te maken uit de lijst, je kunt deze velden dus niet zelf invullen.
Bij Resultaat onderaan de pagina zie je de gegevens van het lid: de lidstatus, afdelingsnaam en regio.
Klik in de groene bovenbalk op “Afdelingen”.
Vervolgens klik je op jouw afdeling. Als afdelingsvrijwilliger zal je enkel jouw afdeling te zien krijgen. Als regiovrijwilliger krijg je een lijst te zien met alle afdelingen onder jouw regio.
Nadat je op jouw afdeling hebt geklikt, krijg je de afdelingsinformatie te zien. Hier vind je de leden van de afdeling, de vrijwilligers, de werking en de rapportage. Het tabblad “Rapportage” is hetzelfde als het tabblad in de groene bovenbalk. Automatisch zal je terecht komen op het tabblad “Leden”.
Let op: Alleen regiovrijwilligers kunnen de regio bekijken.
Klik in de groene bovenbalk op “Regio”.
Vervolgens klik je jouw regio aan. Ben je vrijwilliger in meerdere regio’s? Dan zal je een lijst te zien krijgen met de regio’s waar jij actief in bent.
Je krijgt de regio-informatie te zien. Deze bestaat uit de tabbladen “Afdelingen”, “Vrijwilligers”, “Werking” en “Rapportage”. Het tabblad “Rapportage” is hetzelfde als in de groene bovenbalk. Automatisch kom je terecht op het tabblad “Afdelingen”. Met dit tabblad kan je gemakkelijk naar de afdelingen die vallen onder jouw regio.
Klik op “Afdelingen” om het overzicht te zien en klik op jouw afdeling.
Ga naar het gewenste tabblad (leden of vrijwilligers) en klik op de knop “Download lijst”. Er wordt een lijst gedownload in Excel.
Om een lijst te downloaden van de vrijwilligers in jouw regio volg je dezelfde stappen. Je gaat in de eerste stap alleen naar “Regio” in plaats van “Afdelingen”.
Belangrijk: wil je een lijst downloaden met uitgebreidere informatie over jouw vrijwilligers? Ga dan naar het vrijwilligersrapport.
Dit kan op twee manieren:
1) door naar afdelingen te gaan en dan op het tabblad “Vrijwilligers” te klikken
Klik op “Afdelingen” in de groene bovenbalk.
Selecteer daarna jouw afdeling en klik op het tabblad “Vrijwilligers”. Je krijgt een lijst met alle vrijwilligers en hun rol.
Deze lijst kun je gemakkelijk downloaden door op de knop “Download lijst” te klikken. De lijst wordt gedownload in Excel. Een andere optie is om de zoekbalk te gebruiken om een vrijwilliger op te zoeken.
2) Door naar het vrijwilligersrapport te gaan (hier zal je meer informatie krijgen over de vrijwilligers dan onder “Afdeling”)
Klik op het “Vrijwilligersrapport” in de groene bovenbalk
Je krijgt automatisch een lijst te zien met de vrijwilligers in jouw afdeling. Deze lijst kan je gemakkelijk downloaden door op de knop “Download lijst” te klikken. De lijst wordt gedownload in Excel.
Als regiovrijwilliger zal je automatisch een lijst krijgen van ALLE vrijwilligers in jouw afdelingen. Wil je een lijst krijgen van één specifieke of meerdere afdelingen? Klik dan op deze afdeling(en) in de lijst rechts.
Je kan de vrijwilligers ook selecteren op functie.
Let op: alleen regiovrijwilligers kunnen de regio bekijken.
Klik op “Regio” in de groene bovenbalk.
Klik daarna op jouw regio.
Je krijgt de regio-informatie te zien. Klik op het tabblad “Vrijwilligers”. Je krijgt een lijst te zien van alle regiovrijwilligers.
Het vergrootglas toont een beperkt aantal namen. Wanneer het gaat om een veelvoorkomende gezinsnaam (Bv. Janssens) dan kan het zijn dat niet alle resultaten worden getoond via het vergrootglas.
Vul daarom een bijkomende parameter in (bv. Provincie) om het juiste gezin te vinden of gebruik het lidnummer
Wanneer je een lijst download in Excel (bv. een ledenlijst, vrijwilligerslijst, etc.) dan zie je in sommige velden deze tekens (###) staan, zoals in de afbeelding hieronder.
Dit komt omdat de informatie in de velden te lang is voor de breedte van de kolommen.
Dit verhelp je door simpelweg de kolommen breder te maken. Klik hiervoor op de scheiding tussen de kolommen en sleep naar rechts.
4. Vrijwilligersrapport (en vragen over andere rapporten)
Vrijwilligersrapport (en andere vragen over rapporten)
Momenteel vind je alleen het vrijwilligersrapport op de nieuwe webtoepassing Ledenbeheer.
Voor alle andere rapporten kan je terecht op de OUDE webtoepassing ledenbeheer, via de gekende weg. Er zijn echter een aantal rapporten die niet meer beschikbaar zullen zijn op de oude webtoepassing wegens de technische omschakeling en de wijziging in de privacywetgeving.
Rapporten die niet meer aanwezig zullen zijn op de oude webtoepassing:
- Wijzigingslijsten
- Onthaal
- Opgenomen leden
- Geboorte
In het vrijwilligersrapport vind je veel meer informatie over de vrijwilligers dan op het tabblad “Vrijwilligers” onder afdeling. Bv: geboortedatum, bestuurslid sedert, enz.
Wil je dus een lijst trekken met de meest complete info, ga dan naar het vrijwilligersrapport.
Neen. In het vrijwilligersrapport vind je als regiovrijwilliger enkel de vrijwilligers in de afdelingen die vallen onder jouw regio.
Om de regiovrijwilligers te bekijken ga je naar “Regio” in de groene bovenbalk en dan naar het tabblad “Vrijwilligers”.
Een geboorte rapport/lijst is niet meer beschikbaar.
Normaal gezien zou je op de OUDE webtoepassing alle rapporten/lijsten terugvinden buiten het vrijwilligersrapport. Omwille van de technische omschakeling en de privacywetgeving verdwijnen een aantal rapporten/lijsten waaronder een geboorte rapport. Klik hier voor meer info
Een rapport “onthaal” is niet meer beschikbaar.
Normaal gezien zou je op de OUDE webtoepassing alle rapporten/lijsten terugvinden buiten het vrijwilligersrapport. Omwille van de technische omschakeling en de privacywetgeving verdwijnen een aantal rapporten/lijsten waaronder het rapport “onthaal”. Klik hier voor meer info
Wil je zicht krijgen op de nieuwe leden in je afdeling? Dit kan wel nog gemakkelijk door nieuwe leden te filteren uit de ledenlijst in Excel. Klik hier voor een handleiding.
Bekijk ook het filmpje “hoe nieuwe leden uit de ledenlijst halen?” bij de instructiefilmpjes.
Een wijzigingslijst is niet meer beschikbaar.
Normaal gezien zou je op de OUDE webtoepassing alle rapporten/lijsten terugvinden buiten het vrijwilligersrapport. Omwille van de technische omschakeling en de privacywetgeving verdwijnen een aantal rapporten/lijsten waaronder de wijzigingslijst. Klik hier voor meer info.
Wil je zicht krijgen op de nieuwe leden in je afdeling? Dit kan wel nog gemakkelijk door nieuwe leden te filteren uit de ledenlijst in Excel. Klik hier voor een handleiding.
Bekijk ook het filmpje “hoe nieuwe leden uit de ledenlijst halen?” bij de instructiefilmpjes.
Het rapport “opgenomen leden” is niet meer beschikbaar
Normaal gezien zou je op de OUDE webtoepassing alle rapporten/lijsten terugvinden buiten het vrijwilligersrapport. Omwille van de technische omschakeling en de privacywetgeving verdwijnen een aantal rapporten/lijsten waaronder het rapport “opgenomen leden”. Klik hier voor meer info
Wel kan je gemakkelijk nieuwe leden filteren uit de ledenlijst in Excel. Klik hier voor een handleiding.
5. Aanpassen gegevens van leden/vrijwilligers
Aanpassen gegevens
Niet elke vrijwilliger kan gegevens aanpassen/toevoegen. Lees meer over vrijwilligersrollen en wie wat kan in de handleiding. Let op: in de eerste plaats voert het gezin zelf wijzigingen door in zijn/haar account. Wil je als vrijwilliger toch wijzigingen doorvoeren binnen een gezin, vraag dan schriftelijke toestemming.
Klik in de groene bovenbalk op “Afdelingen” en kies vervolgens jouw afdeling in het overzicht. Je komt direct op het tabblad “Leden” terecht. Hier vind je een overzicht van alle leden. Heb je het lid gevonden van wie je gegevens wilt aanpassen? Klik op het lidnummer of op het pijltje rechts naast het gezin om de gegevens van het lid te bekijken.
Onder “Contactpersoon” staan de gegevens van het lid. Om die te wijzigen klik je op het pijltje rechts naast de gegevens. Onder “Overige gezinsleden” kun je een nieuw gezinslid toevoegen (knop “Voeg gezinslid toe”) en kun je a) gegevens van een gezinslid wijzigen, b) een gezinslid stopzetten en c) een gezinslid tot gezinshoofd benoemen.
Klik op de eerste optie “gegevens van gezinslid wijzigen” om aanpassingen te doen.
Vul de invulvelden in en vergeet niet om op opslaan te klikken om de wijzigen op te slaan.
Niet elke vrijwilliger kan gegevens aanpassen/toevoegen. Lees meer over vrijwilligersrollen en wie wat kan in de handleiding.
Klik in de groene bovenbalk op “Afdelingen” of “Regio” en kies vervolgens jouw afdeling of regio in het overzicht. Klik op het tabblad vrijwilligers en je krijgt een lijst te zien met alle actieve vrijwilligers. Klik vervolgens op de rol die je wilt aanpassen.
De pagina “Pas vrijwilligersrol aan” bestaat uit een heel aantal invulvelden. Vul de gegevens van in, alleen de velden met een rood sterretje zijn verplicht om in te vullen. Om de rol te beëindigen, vul je een einddatum in.
Bij de velden “Email”, “Telefoon” en “Gsm-nummer” kun je kiezen om de gegevens automatisch op te halen van het lid (Van contactpersoon) of om zelf andere gegevens in te vullen (Vrije ingave).
Alles ingevuld? Vergeet niet op de knop “Indienen” te klikken!
Neen. Niet elke vrijwilliger kan gegevens aanpassen/toevoegen. Klik hier om te zien welke vrijwilligers gegevens kunnen aanpassen/toevoegen.
Dan heb je waarschijnlijk het gezin verhuisd naar een afdeling waar jij geen bevoegdheid hebt (buiten jouw afdeling of regio). Vanzelfsprekend kan je dan het gezin niet meer raadplegen.
Niet elke vrijwilliger kan gegevens aanpassen/toevoegen. Lees meer over vrijwilligersrollen en wie wat kan in de handleiding.
Klik in de groene bovenbalk op “Afdelingen” en klik vervolgens jouw afdeling aan. Klik op het tabblad “Vrijwilligers” en je krijgt een lijst te zien met alle actieve vrijwilligers. Om een nieuwe vrijwilliger toe te voegen klik je op de knop “Voeg vrijwilligersrol toe“.
1. Geef daarna bij “Lidnummer” het lidnummer van de persoon die je wilt vrijwilliger maken. Let op: iemand kan pas vrijwilliger worden als diegene al lid is.
2. Klik daarna op “Zoek contact”
3. Selecteer daarna bij “Contact” iemand die verbonden is aan het lidnummer uit de lijst. Hiervoor klik je op het pijltje naast het veld.
4. Wijs tenslotte een vrijwilligersrol toe aan deze persoon
Vul daarna de resterende velden in.
Bij de velden “Email”, “Telefoon” en “Gsm-nummer” kun je kiezen om de gegevens automatisch op te halen van het lid (Van contactpersoon) of om zelf andere gegevens in te vullen (Vrije ingave).
Alles ingevuld? Vergeet niet op de knop “Indienen” te klikken om de wijzigingen op te slaan.
Niet elke vrijwilliger heeft dezelfde rechten. Het hangt af van je rol of je gegevens kunt aanpassen/toevoegen. Lees meer over vrijwilligersrollen en wie wat kan in de handleiding.
Neen. Dit is niet voorzien in de nieuwe webtoepassing Ledenbeheer. Wijken indelen doe je nog steeds op de oude, gekende manier. Stuur na je aanpassingen het document door naar het contactcenter: contact@gezinsbond.be
Niet elke vrijwilliger kan gegevens aanpassen/toevoegen. Lees meer over vrijwilligersrollen en wie wat kan in de handleiding.
Klik in de groene bovenbalk op “Regio” en kies vervolgens jouw regio in het overzicht.
Klik op het tabblad “Vrijwilligers” en je krijgt een lijst te zien met alle actieve vrijwilligers. Om een nieuwe vrijwilliger toe te voegen klik je op de knop “Voeg vrijwilligersrol toe”.
1. Geef daarna bij “Lidnummer” het lidnummer van de persoon die je wilt vrijwilliger maken. Let op: iemand kan pas vrijwilliger worden als diegene al lid is.
2. Klik daarna op “Zoek contact”
3. Selecteer daarna bij “Contact” iemand die verbonden is aan het lidnummer uit de lijst. Hiervoor klik je op het pijltje naast het veld.
4. Wijs tenslotte een vrijwilligersrol toe aan deze persoon
Alles ingevuld? Vergeet niet op de knop “Indienen” te klikken om de wijzigingen op te slaan.
Dat kan zeker. Leden kunnen zelf hun gegevens aanpassen in hun Mijn Gezinsbond-profiel.
Een vrijwilliger mag alleen een adreswijziging doen op expliciete (liefs schriftelijke) vraag van het lid.
Heb je toestemming van het lid om de adresgegevens te wijzigen? Klik in de groene bovenbalk op “Afdelingen” en kies vervolgens jouw afdeling in het overzicht. Je komt direct op het tabblad “Leden” terecht. Hier vind je een overzicht van alle leden. Heb je het lid gevonden van wie je gegevens wilt aanpassen? Klik op het lidnummer of op het pijltje rechts naast het gezin om de gegevens van het lid te bekijken.
Klik op het pijltje achter de contactpersoon en klik op “Wijzig gegeven contactpersoon”.
Scroll naar beneden tot je bij “Ik wens mijn adres te wijzigen” bent. Klik “Ja” aan. Er komen nu extra velden tevoorschijn die je in kunt invullen.
Om er voor te zorgen dat het gezin in de huidige afdeling blijft bij een adreswijziging, klik je het vakje aan naast “Afdeling behouden”. Vergeet niet op “Indienen” te klikken om de wijzigingen op te slaan!
Het is niet meer nodig om wijzigingen in je vrijwilligersploeg door te geven aan het Contact Center. Je kan dit eenvoudig zelf doen in de nieuwe webtoepassing Ledenbeheer. In de handleiding en instructiefilmpjes vind je hoe je dat precies doet.
Niet elke vrijwilliger kan gegevens aanpassen/toevoegen. Lees meer over vrijwilligersrollen en wie wat kan in de handleiding. Let op: in de eerste plaats voert het gezin zelf wijzigingen door in zijn/haar account. Wil je als vrijwilliger toch wijzigingen doorvoeren binnen een gezin, vraag dan schriftelijke toestemming.
Ga naar de gewenste afdeling van het lid en klik op het lidnummer.
Scrol naar onderen naar de overige gezinsleden, klik op het pijltje naast het gezinslid dat je wilt stopzetten en klik dan op “Stopzetten gezinslid”.
Daarna geef je ev. een reden van inactief in en klik je op “ja” onder de vraag: “Ben je zeker dat je dit gezinslid wil stopzetten?”
Klik vervolgens op indienen om de wijzigingen op te slaan. Het gezinslid is nu stopgezet.
Niet elke vrijwilliger kan gegevens aanpassen/toevoegen. Lees meer over vrijwilligersrollen en wie wat kan in de handleiding. Let op: in de eerste plaats voert het gezin zelf wijzigingen door in zijn/haar account. Wil je als vrijwilliger toch wijzigingen doorvoeren binnen een gezin, vraag dan schriftelijke toestemming.
Ga naar jouw afdeling en klik op het gewenste lid via het lidnummer.
Scrol naar onderen, naar “Overige gezinsleden” en klik op het pijltje naast het gezinslid dat je gezinshoofd wilt maken. Klik daarna op “Maak gezinshoofd“. Let op: een kind of inwonende kan je geen gezinshoofd maken. Ook een persoon zonder e-mailadres kan geen gezinshoofd worden.
Vink daarna “Maak contactpersoon” aan. Vergeet niet om op “Indienen” te klikken om de wijzigingen op te slaan.
Niet elke vrijwilliger kan gegevens aanpassen/toevoegen. Lees meer over vrijwilligersrollen en wie wat kan in de handleiding. Let op: in de eerste plaats voert het gezin zelf wijzigingen door in zijn/haar account. Wil je als vrijwilliger toch wijzigingen doorvoeren binnen een gezin, vraag dan schriftelijke toestemming.
Ga naar de afdeling van het gezin en klik op het lidnummer.
Scrol daarna naar onderen bij “Overige gezinsleden” en klik op de groene knop “Voeg gezinslid toe”.
Je krijgt dan een reeks van invulvelden te zien. Bij “Type” kan je kiezen tussen vader, moeder, kind, etc.
Bij de velden “Telefoon” en “Gsm-nummer”, “Email” kun je kiezen om de gegevens automatisch op te halen van het lid (Van contactpersoon) of om zelf andere gegevens in te vullen (Vrije ingave).
Vergeet niet op “Indienen” te klikken om de wijzigingen op te slaan.